Die Aufgaben der Verwaltungstelle

Entstehung und Aufgabe

Die Evang.-Luth. Verwaltungsstelle Neustadt a. d. Aisch nimmt seit 01.01.1967 Verwaltungsaufgaben der ihr angeschlossenen Kirchengemeinden, Einrichtungen und Diakonievereine wahr. Die Aufgabe ist, die Institutionen vor Ort zu entlasten, zu beraten und einen guten Service in allen administrativen Angelegenheiten zu bieten.

Einzugsgebiet der Verwaltungsstelle

Das Einzugsgebiet der Verwaltungsstelle umfasst 35 Kirchengemeinden und erstreckt sich von Ullstadt im Westen bis Kirchfembach im Osten, von Uehlfeld im Norden bis Kirchfarrnbach im Süden. In den Kirchengemeinden leben rd. 30.000 evangelische Gemeindeglieder. Finanziert wird die Verwaltungsstelle durch die Landeskirche in Bayern sowie Umlagen der betreuten Gemeinden und Kindertagesstätten.

Aufgabenfelder

Die Aufgabenfelder der Verwaltungsstelle sind hauptsächlich das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, die Personalverwaltung, das kirchliche Meldewesen, die kassen- und verwaltungstechnische Betreuung von Baumaßnahmen sowie die Betreuung der Kindertageseinrichtungen.

Haushalts- und Kassenwesen

Neben der Erstellung der Haushaltspläne für die 35 Rechtsträger führen jährlich ca. 50.000 Buchungen zu den Jahresabschlüssen, die - beschlussreif vorbereitet - den Kirchengemeinden zur Beschlußfassung vorgelegt werden. Die Abschlüsse beinhalten die Abrechnungen der 24 Kindertagesstätten in evangelischer Trägerschaft. Seit 1.1.2005 bieten wir eine gemeinsame Rücklagenverwaltung an, in die die Rechtsträger ihre Rücklagen (oder Teile davon) einbringen. Das ermöglichst bessere Anlagemöglichkeiten mit höheren Zinserträgen und mehr Flexibilität – bei natürlich strikter buchhalterischer Trennung der einzelnen Gelder und gerechter Zinsverteilung.

Gehaltsabrechnung

Für 170 hauptamtliche und 270 nebenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unserem Einzugsgebiet werden monatlich die Vergütungen abgerechnet und ausbezahlt in Zusammenarbeit mit der zentralen Gehaltsabrechnungsstelle bei der Evang.-Luth. Landeskirchenstelle in Ansbach.

Dienst- und Arbeitsrecht

Die Verwaltungsstelle ist dabei die Anlaufstelle für alle dienst- und arbeitsrechtlichen Fragen, erstellt die Dienst- und Arbeitsverträge und bearbeitet Anträge und Vordrucke einzelner Personen für Versicherungen, Krankenkassen usw.

Meldewesen 

Um die Kirchengemeinden mit entsprechenden Personendaten (Name, Anschrift, Geburtstag usw.) der 30.000 evangelischen Gemeindeglieder im Dekanatsbezirk versorgen zu können werden diese in Zusammenarbeit mit den Kommunen und der landeskirchlichen Informationsverarbeitung (KIV) erfasst und auf dem laufenden Stand gehalten. Spezielle kirchliche Amtshandlungsdaten (Taufe, Konfirmation, Trauung oder Beerdigung) werden durch die Verwaltungsstelle ergänzt und können dann in Form von speziellen Auswertungen Listen (z.B. Straßen- und Geburtstagslisten) oder Adressaufklebern den Kirchengemeinden zur Verfügung gestellt werden. Wir erledigen im Verwaltungsverbund für die Dekanate Uffenheim, Bad Windsheim, Markt Einersheim, Erlangen und Gräfenberg das Meldewesen; das Kirchengemeindeamt Erlangen übernimmt für uns das Projekt „Immobiliensicherung“.

Bauwesen

Die Kirchengemeinden im Dekanatsbezirk haben auch rd. 150 Gebäude in ihrem Bestand. Neben Pfarrhäusern, Gemeindehäusern, Kindergärten und Aussegnungshallen sind es vor allem die 42 Kirchen mit ihren unschätzbaren historischen und künstlerischen Werten, die es zu erhalten gilt. Aus diesem Grund besteht in der Verwaltungsstelle eine zentrale Baukasse, über die größere Baumaßnahmen abgerechnet werden. Die Verwaltungsstelle übernimmt hierbei die Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs und sorgt auch für die Beibringung der Mittel auf der Einnahmenseite. 30 Baumaßnahmen im Durchschnitt werden über das Jahr hinweg, teilweise in enger Zusammenarbeit mit den staatlichen Hochbauämtern, dem Amt für Denkmalpflege und sonstigen öffentlichen Trägern, betreut und finanziell abgewickelt.

Kindertagesstätten

Sehr intensiv wurde mit dem neuen Förderrecht für Kindertagesstätten der Beratungsaufwand in Fragen der Finanzierbarkeit, der mittleren Finanzplanung und der Kalkulation möglicher Personalausstattung. Wegen der fehlenden Planungssicherheit sind viele Änderungen im Bereich der Dienstverträge mit sich ständig ändernden Arbeitszeiten notwendig. Zum 1.9.2011 bieten wir den Einzug der Elternbeiträge an, um die Leiterinnen der KiTa´s zu entlasten. Außerdem können wir seit 01.01.2019 die Unterstützung bei Trägeraufgaben durch die KiTa-Geschäftsführung anbieten.

Datenschutz

Für die Einhaltung der datenschutzrechlichen Bestimmungen innerhalb unseres Verwaltungsverbundes Erlangen-Uffenheim-Neustadt a. d. Aisch haben wir seit dem 01.02.2020 eine Datenschutzbeauftragte etabliert. Der örtlich Beauftrage für den Datenschutz wirkt auf die Einhaltung der Bestimmungen für den Datenschutz hin und unterstützt die verantwortlichen Stellen bei der Sicherstellung des Datenschutzes.

Fazit

Sie haben einen kurzen Überblick über die Tätigkeitsfelder einer nicht so bekannten kirchlichen Einrichtung - die es flächendeckend in Bayern gibt - erhalten, die bemüht ist, als Dienstleistungseinrichtung für Kirchengemeinden die Verwendung kirchlicher Gelder transparent und nachvollziehbar zu gestalten und die Verwaltungsarbeit in den Kirchengemeinden möglichst gering hält. Dies kann nur dann optimal geschehen wenn eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen der Verwaltungsstelle und den Kirchengemeinden vorhanden ist. Bürokratismus sollte dabei auf ein Mindestmaß reduziert sein. Das Team aus 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Evang.-Luth. Verwaltungsstelle bietet seinen Service in modernen Büroräumen in Neustadt a. d. Aisch für die ihr angeschlossenen Kirchengemeinden, Einrichtungen und Diakonievereine an.